冷报德

 近几年来，中国注册税务师协会（以下简称“中税协”）推出了一系列税务师事务所从事涉税业务规范指引，并于2020 年 12 月印发了《关于推进新时代税务师行业高质量发展的指导意见》（中税协发〔2020〕79号），提出统筹推进行业“六化”建设，对促进税务师行业高质量发展起到了积极的作用。在实际工作中，税务师行业还有一些不太规范之处，规范化建设还有待于进一步提升，如涉税业务档案宗卷，既有名称不太规范，也有内容不太规范的问题，在一定程度上影响了行业规范化发展。

一、名称规范

 据调查了解，在实际工作中，一些税务师事务所甚至包括大型集团事务所涉税业务完成后整理应当保存的各种材料（资料）记录，习惯叫 “工作底稿”，而不称“档案宗卷”，这是一种既不规范、又缺乏法律性的称呼。

（一）档案宗卷是具有法律意义的称呼。全国人大常委会十三届十九次会议于2020年6月新修订的《档案法》明确：“档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。国家档案局颁布的档案行业标准《档案工作基本术语》明确：“档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。” 上述两种表述，外延虽有不同，内涵基本上是一致的。《档案法》所称的档案，从法律上明确了国家管理档案的范围。档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映，是一个单位或个人维护自身权益的重要工具，是一个单位规范管理的基础，是积累和传播知识重要载体。档案的作用简而言之有两个方面：一是凭证作用；二是参考作用。

（二）档案宗卷是规范化的称呼。将涉税业务应当整理立卷、保存归档的全部材料（资料）记录，称为“工作底稿”，是税务代理、咨询工作有史以来的习惯的、不规范的称呼。中税协近几年出台的一些涉税业务规范指引中，明确要求从事涉税业务应当建立档案管理制度。一项涉税业务完成后，税务师事务所及其涉税服务人员应当按照档案管理规定对签订的业务委托协议、工作底稿、业务成果等有关材料（资料）进行整理、归类、装订、立卷、保存归档、按期保管，并保证业务档案的真实、完整。由此可见，涉税业务档案宗卷管理是规范化建设的重要部分。

（三）工作底稿是档案宗卷的构成部分。工作底稿是税务师事务所涉税服务人员从事涉税业务工作过程中形成的原始记录，即在工作全部过程中编写和取得的各种资料的总称。工作底稿是涉税服务人员在工作中形成和出具报告的重要依据，是证明涉税服务人员按照要求完成业务工作程序、履行工作职责的证据；是构成业务档案宗卷的一部分。笔者曾担任省国税局政策法规处处长10年的体会，工作底稿不等同于档案宗卷。以税收执法检查为例，根据《税务执法检查规则》，执法检查人员在检查过程中应制作工作底稿，如发现违规、违法问题的，应写明行为的内容、时间、情节、证据的名称和出处等，并与被检查单位或有关人员核对事实，由被检查单位负责人及有关人员签字认可。它是税收执法检查行为的过程和程序的重要记录，是税务机关分清责任、进行申辩的重要证据。税收执法检查完成后，将全部资料和工作底稿整理形成执法检查档案宗卷。

二、内容规范

 涉税业务档案宗卷主要包括哪些内容，一些单项涉税业务规范指引虽然有所明确，但较为分散、不够完善。应当出台统一的档案宗卷规范指引，主要包括以下内容。

（一）材料（资料）齐全。档案宗卷应当包括从事涉税业务过程中形成的全部有关材料（资料），并按关联顺序排列。档案宗卷一般按照以下顺序排列：（1）业务委托协议或约定书；（2）业务计划；（3）工作底稿、业务记录，计税资料汇总、计算、审核、复核资料，与客户交流意见表，以及各种涉税文书制作等；（4）业务成果，出具报告、报告复核签发单及委托人对业务成果的接收函；（5）委托人的基本情况资料及有关证据资料、委托人对原始材料的真实性、合法性、可靠性和完整性进行保证的声明书（承诺书）；（6）其他相关补充资料，等。其中，工作底稿应当清楚反映：服务项目名称和业务的性质；委托人和委托人指向第三人名称；项目所属期间或截止日；业务计划的执行；实施的工作程序和工作过程；工作底稿编制人和复核人的签署姓名和日期，等。

（二）事实清楚、证据充分。从事涉税业务应当摸清委托人的基本情况资料，收集有关证据资料，做到事实清楚，证据充分。必要时应请委托人出具对原始材料的合法性、真实性、可靠性和完整性进行保证的声明书或承诺书。不得在事实不清、证据不明的情况下作出结论、出具报告（意见），更不得为了迎合委托人的不当要求，捏造事实、捏造证据，出具不符合实际、不符合政策、甚至虚假的报告（意见）。

（三）适用法律准确。从事涉税业务一般涉及根据事实、证据适用法律、法规和规章以及规范性文件，尤其是税收法律、法规和规章以及规范性文件（以下统称“税法”）、甚至税务机关印发的非规范性的“红头”文件的问题。目前法律和税法较多、复杂，应当做到适用法律尤其是税法准确，包括实体法（如企业所得税法）和程序法（如税收征收管理法）适用准确无误，并注意按照“上位法优于下位法”、“新法优于旧法”和“特别法优于普通法”的原则处理，以免适用法律或税法有误，引发后患，并承担法律责任。

（四）业务成果明显。从事涉税业务应当形成良好的业务成果，业务成果包括出具涉税报告、建议意见等。涉税业务完成时，应当遵循法律和税法等规定，以及中税协出台的《税务师行业涉税专业服务程序指引》的规定，撰写业务报告。委托协议没有约定是否出具业务报告的，可以根据委托目的、服务需要等决定是否出具报告。

（五）程序到位、手续完备。在实际工作中，有的税务师事务所从事涉税业务的程序不太到位，手续不够完备，导致档案宗卷不太规范，有所缺失。如有的三级复核执行不到位，有的缺少签字盖章等。中税协出台的《税务师行业涉税专业服务程序指引》和相关业务规范指引，明确了涉税业务服务程序及相关手续。从事涉税业务时，应当履行规定的程序，完善必要的手续。如涉税业务必须履行三级质量复核程序，一级复核由项目经理实施，二级复核由项目负责人实施，三级复核由税务师事务所业务负责人实施；对于小微企业的涉税业务，也应执行至少二级的质量复核程序；需要签字盖章的材料（资料），相关人员必须签字盖章，以示负责，等。

三、文字规范

 从事涉税业务过程中，需要撰写一些文字材料，如委托协议、业务计划和业务报告等。撰写文字材料时，应把握以下基本要求。

（一）体现政策性。从事涉税业务，涉及法律和政策性强。在文字写作过程中，不仅应理解、掌握相关的法律和政策，尤其是熟悉税收政策，而且应将法律和政策贯穿于文字材料中，体现政策性。切忌违反现行政策规定，篡改和歧解政策，损害国家利益和委托人利益。

（二）力求准确性。在文字写作过程中，应对文字材料中所含的信息内容作如实、恰当地表述，准确地表述有关事实和数据，选用的事例和素材必须是真实的，选用的各种数据必须是准确的，均经过检查、复核；对事物的性质、范围、程度、时间等都要据实、准确地表述。切忌文不符实，随意夸大或缩小，让他人产生歧解，甚至任意歪曲或捏造。

（三）讲究逻辑性。涉税业务文字材料大部分属于应用文体，应用文体有一定的格式。应遵守文体规范，选用平实、得体语言，符合文体格式；遵守语法规范，准确地遣词造句，层次分明，段落有致；遵守逻辑规范，做到事理合乎逻辑，语言表达恰当。切忌文不对题，语法不通，逻辑混乱。

（四）注意可行性。在文字写作过程中，应如实反映委托人的实际情况，从实际出发，根据现行法律和政策提出可行性的报告或建议。切忌主观臆断，闭门造车，随意抛出脱离实际、无法实施的报告或建议。

（作者单位：江西省注册税务师协会）