各税务师事务所：

  根据《中华人民共和国档案法》和有关规定及中国注册税务师协会出台的有关规范指引，结合税务师行业的实际，江西省注册税务师协会制定了《税务师行业涉税专业服务业务档案宗卷规范指引》（试行）,现印发给你们，请依照执行。

在执行中遇到的问题和意见，请及时向省税协反映。

                        

      江西省注册税务师协会

2021年12月30日

税务师行业涉税专业服务

业务档案宗卷规范指引（试行）

第一章  总    则

 第一条  为规范税务师行业从事涉税专业服务业务的各种材料（资料）收集、整理、立卷、归档工作，加强税务师行业业务档案宗卷管理，有效地保护利用业务档案，为涉税工作提供有效服务，促进行业规范化建设，根据《中华人民共和国档案法》和中国注册税务师协会（以下简称“中税协”）《税务师行业涉税专业服务规范（试行）》等有关规定，特制定本指引。

 第二条  税务师行业涉税专业服务业务档案管理应当适用本指引。

 第三条  业务档案是各税务师事务所如实记载从事涉税专业服务过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。业务档案是每项业务档案宗卷的统称。

 第四条  收集整理业务档案宗卷应实现下列目标：

（一）对涉税专业服务过程进行记录，作为支持业务结论或意见的依据;

（二）对涉税专业服务有关证据进行有效收集整理，证明涉税服务人员遵照执业规范执行了相应程序;

（三）规范记载涉税专业服务实施情况,为评价或检查执业质量提供依据；

 (四）规范记载涉税专业服务实施情况，为防范职业风险和规避税务师事务所及涉税专业服务人员法律责任提供依据。

第二章业务档案基本要求

 第五条  税务师事务所承办涉税专业服务应当建立业务档案管理制度。

 第六条  税务师事务所及其涉税服务人员在从事涉税专业服务过程中，应当符合有关执业规范和本指引第七条至第九条的基本要求，为创建优良的业务成果、优秀的业务案例和优质的业务档案及规范业务档案管理奠定基础。

 第七条 税务师事务所及其涉税服务人员在从事涉税专业服务过程中，应当按照真实性、合法性和完整性原则，根据涉税专业服务的目标，取得并归集与涉税专业服务事项有关涉税材料（资料），做到事实清楚、证据充分。必要时应由委托人出具对原始材料（资料）的真实性、合法性和完整性进行保证的声明书或承诺书。不得在事实不清、证据不明的情况下作出结论、出具报告（意见），不得出具不符合实际、不符合政策、甚至虚假的报告（意见）。

 第八条  税务师事务所及其涉税服务人员在从事涉税专业服务过程中，应当做到适用法律、法规和规章以及规范性文件（以下统称“法律”），尤其是税收法律、法规和规章以及规范性文件（以下统称“税法”）准确，既要符合实体法，又要符合程序法；既要注意“上位法优于下位法”，又要注意“新法优于旧法”，并列明与委托目标直接相关的法律或税法文号、条款，避免给委托人及税务师事务所及涉税服务人员带来法律风险。

 第九条 税务师事务所及其涉税服务人员在从事涉税专业服务过程中，应当根据涉税专业服务的内容和性质履行规定的程序（如质量复核程序），完善必要的手续（如签名盖章），以确保业务归档材料（资料）的合法性和完整性。

 第十条 涉税服务人员在编写委托合同（委托协议、业务约定书）、业务计划和业务报告等文字材料时，应遵守文体规范，符合文体格式；遵守语法规范，表述准确，层次分明，条理清晰；遵守逻辑规范，合乎逻辑，结论明确。

 第十一条  税务师事务所及其涉税服务人员应在涉税专业服务业务完成(提交业务成果)后90日内，对签订的委托合同（委托协议、业务约定书）、工作底稿、业务记录、业务成果等有关材料（资料）进行收集整理、归类、装订、立卷、归档、按期保管。

第三章业务档案整理

 第十二条  业务档案宗卷应当本着谁代理谁立卷的原则，原则上由项目部门会档案管理部门协同做好业务档案宗卷收集整理工作。按照不同委托人不同委托业务分别归整，对同一委托人不同的委托业务，应分别归整业务档案宗卷，按年度、一卷一号原则立卷。

税务师事务所应当建立立卷归档工作责任制，分别明确项目部门及档案管理部门业务档案管理的职责等。

 第十三条  业务档案宗卷应当按照以下内容及顺序排列：

（一）涉税专业服务业务委托合同（委托协议、业务约定书）；

（二）涉税专业服务业务计划；

（三）涉税专业服务形成的工作底稿、业务记录；

（四）业务成果及委托人对业务成果的签收单或回执等；

（五）委托人的基本情况资料及有关法律性资料；

（六）委托人承诺声明；

（七）其他相关涉税服务业务资料。

 第十四条  税务师事务所及其涉税服务人员在确定承接或保持业务时应当与委托人签订业务委托合同（委托协议、业务约定书），一般包括如下要素：⑴委托原因和背景、委托人的需求；⑵服务目标；⑶适用的税收法律标准；⑷服务程序；⑸服务成果体现形式、提交方式和时间；⑹业务收费时间、方式和金额；⑺双方的权利和义务；⑻违约责任；⑼签订双方签名盖章；⑽签订双方认为应约定的其他事项等。

 第十五条  业务计划是指税务师事务所在承接业务或签订协议过程中，根据实施委托事项的需要制定的业务实施计划。一般包括总体业务计划和具体业务计划。总体业务计划一般包括：⑴委托人基本情况；⑵对涉税专业服务的风险评估；⑶业务项目组成员；⑷涉税专业服务工作进度及时间；⑸其他相关内容。具体业务计划一般包含拟执行的服务程序及具体工作流程等。

 第十六条  工作底稿是涉税服务人员在涉税专业服务过程中形成的反映执业过程、支撑涉税专业服务业务成果的事实根据、法律依据等记录编制形成的相关资料。

工作底稿和业务记录是构成业务档案宗卷的组成部分，反映税务师事务所的业务质量控制过程。一般包括：⑴涉税专业服务项目名称；⑵委托人及其指向第三人名称；⑶项目所属期间或截止日；⑷工作底稿名称和索引；⑸服务过程和结果的记录；⑹相关证据；⑺与客户交换意见记录；⑻工作底稿编制人、复核人签名和编制日期；⑼其他说明事项。

 第十七条  业务成果是指税务师事务所通过业务实施活动形成的实现涉税专业服务目标的报告、意见、建议及相关材料。税务师事务所和涉税服务人员在履行内部复核审批程序及签章手续，即有拟稿人、核稿人、复核人（签署复核意见）、审批人（签署审批意见）签名并加盖单位印章后，形成业务成果，送达委托人并取得业务成果签收单或回执等。其他形式业务成果，按照双方约定，履行相关手续。

 业务成果具体内容可根据业务性质和业务需求调整增减，一般包括：⑴标题；⑵编号；⑶收件人；⑷引言或前言；⑸业务背景；⑹业务实施情况；⑺结论；⑻特殊事项；⑼税务师事务所及其涉税服务人员签名盖章；⑽出具日期；⑾业务成果说明及其附件等要素。

 第十八条  涉税服务人员可以采取列示资料清单、问卷调查、现场访谈等方式，取得并归集相关涉税材料（资料），一般包括如下内容：⑴委托人基本情况、经营情况及财务状况；⑵内部控制制度文件及执行情况记录；⑶财务会计制度及财务会计报表及其说明材料；⑷税务风险管理制度及纳税申报资料；⑸所有交易均已记录并反映在财务报表中的书面声明；⑹与纳税事项有关的合同、协议及凭证；⑺以前年度受到税务机关检查处理、处罚资料；⑻内外部的年度审计报告及相关资料；⑼享受税收优惠等备案事项相关资料；⑽第三方提供的与涉税服务相关的报告、数据；⑾税务机关要求报送的其他有关证件、会计核算资料和纳税资料；⑿其他需要归集的与涉税服务有关的涉税资料。

第四章  业务档案归集

 第十九条  税务师事务所及其涉税服务人员应按照合法性、真实性和完整性原则，凡收集归档材料（资料）应当在宗卷装订前对其格式及其相关要素和文档签字、盖章等相关手续完备情况按照中税协《税务师行业涉税专业服务规范（试行）》要求进行认真审核，对不符合要求的，应当及时纠正。应当做到查遗补漏、内容完整、格式合规、要素齐全、手续完备。

 第二十条  纸质业务档案装订前归档材料（资料）的基本要求：

（一）每宗业务档案宗卷应当做到材料（资料）完整、齐全，页数要全、排序正确。

（二）文档字迹材料必须是耐久的或者比较耐久的碳素墨水、黑色油墨、彩色油墨、蓝黑墨水、印泥、激光打印、油（胶）印。

（三）凡不符合上述字迹要求的材料装订前应当进行复制。复制件的制作方法有复印机的复制件和手工眷写的抄件等。采取复印机制作复制件，复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，以免粘连。

（四）凡是采用电脑喷墨打印、色带打印及热炀的文档，不宜长期保存，必须进行复制后才能归档。

（五）工作底稿一般应当有印证问题附件或针对问题的备注说明书一并立卷归档。

（六）凡破损的文档，应当进行修裱、修补。

（七）装订前，应去除归档材料（资料）上留存的易锈蚀的金属物，如订书钉、大头针等。

 第二十一条  电子业务档案立卷前电子材料（资料）的基本要求：

（一）保存与纸质材料（资料）内容相同的电子材料（资料）时，应当与纸质材料（资料）之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

（二）在“无纸化”计算机办公系统中产生的电子材料（资料），应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

（三）用扫描仪等设备或软件等获得的电子材料（资料），收集时应注意将相关软件一并保存，以保证参数准确、数据完整。

（四）具有保存价值的电子材料（资料），应当适时生成纸质文件等硬拷贝并进行归档。

第五章  业务档案立卷

 第二十二条  纸质业务档案宗卷采取左侧“三孔一线”或胶装等订本方式逐一装订成册(卷)。应当做到卷页整洁、按顺序编号、不掉页、不倒页、不压字，以免妨碍阅读。

 第二十三条 纸质业务档案宗卷装订前归档材料的取齐方式，采取左侧装订，按左、下对齐。

装订归档材料的纸张幅面的规格统一为A4型，不符合A4型的应当进行修整。

（一）归档材料有A4型和16开型文档时，只要不影响侧面装订，可不作修整，左、下侧取齐即可。

（二）超大型纸张，如报表等，其修整方法：以A4纸张为标准，按取右、下侧的方式进行逐页折叠，但要尽量注意折叠次数，同时折痕处应尽量位于字迹之外。

（三）超小型纸张，如介绍信、发票等，其修整方法：以A4纸张为衬托，按取右、下侧的方式进行逐张阶梯式粘贴。

 第二十四条 纸质业务档案宗卷封面、卷内文档目录（索引）和编页号要求:

（一）业务档案宗卷封面统一采用160克以上的皮纹纸。

（二）业务档案宗卷编页号是以确定为一宗的归档业务宗卷为编号单位，对每宗卷各页号码的编制。编页号以业务档案中有图文的页面为一页，空白页不计，两面有字的两面编号。使用页号打码机编号，页号编在文档正面的右上角和文档反面的左上角。

（三）业务档案宗卷内文档目录（索引）是以确定为一宗的归档业务档案宗卷统一编制目录,以宗卷内容为主线注明所在页号，内容排列应当与目录（索引）顺序及页码相一致，以便查阅。如“××委托合同……（1）”。

 第二十五条  装订成册的纸质业务档案宗卷由封面、目录（索引）、卷内文件材料（资料）、封底组成。对归档宗卷，按年度顺序、业务类别、保管期限等排列编号。

 第二十六条  纸质业务档案宗卷的封面应当标明：委托人全称、涉税业务全称、涉税业务起止日期、档案宗卷编号、保管期限、编制日期、册数和页数、编制单位（××税务师事务所或××税务师事务所有限公司）等信息（见附件2）。业务档案宗卷的档案盒封面和侧封标明：档案宗卷编号、委托人全称、涉税业务全称、编制日期、保管期限等信息。

单项业务档案宗卷材料（资料）过多时可分册立卷，同时在每册宗卷的封面注明“共×册，第×册”。

 第二十七条  电子业务档案宗卷封面、卷内文档目录（索引）和编页号要求:

（一）电子业务档案宗卷的封面，参照第二十六条规定标明：委托人全称、涉税业务全称、涉税业务起止日期、档案宗卷编号、保管期限、编制日期、册数和页数、编制单位（××税务师事务所或××税务师事务所有限公司）等信息。

（二）电子业务档案宗卷内文档目录（索引）、编页号参照第二十四条编制。

 第二十八条  存储电子业务档案的载体或包装盒上应当贴有标签，标签标明：电子档案宗卷编号、委托人全称、涉税业务全称、编制日期、保管期限、硬件及软件环境等。

 第二十九条  归集完整后应当立卷保存的材料（资料），应经质控人员或项目负责人检查归档材料（资料）的真实性、有效性和完整性并签署意见后，移交档案管理部门归档。移交部门（人员）和档案管理部门（人员）移交归档宗卷时应做好登记，双方签字。

档案管理部门（人员）在接到要求归档的业务档案宗卷时，应当对业务宗卷内容进行检查。主要检查内是容否完整、排序是否恰当；重点检查签发记录是否完备；委托合同（委托协议、业务约定书）、报告正文、委托人声明书、三级复核表是否均具备并已签字盖章，等。

第六章  业务档案保存

第三十条  收集整理成型的纸质业务档案宗卷装订后要及时装入档案盒（详见附件1），填写档案盒背脊、填写备考表（或备查表），按档案管理要求造册移交档案室统一保存管理。

第三十一条  应当定期集中把归档的电子业务档案，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。

第三十二条  电子业务档案归档推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

第三十三条  对以电子或者其他介质形式存在的业务宗卷，税务师事务所应当采取适当措施保护信息的完整和不外泄。

第三十四条  业务档案收进、补充、存放、移出、利用等情况，档案保管员应当履行相关登记手续，并定期进行整理。

专职或兼职档案管理员调动（离职）工作时，应当办理好业务档案交接手续方能调离（离职）。

第三十五条  税务师事务所应当设置专用场所集中保管业务档案宗卷，采取防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防污染、防有害生物、防失密等安全措施，确保档案安全。

保管电子业务档案的装具要求有防变形、防光、防尘、防磁、防有害气体的设备。

第三十六条  税务师事务所的业务档案宗卷按照档案管理要求，应当至少保存10年；重要业务档案宗卷应永久保存，法律、行政法规另有规定的除外。

税务师事务所不得在规定的保存期内对业务档案进行转让、删改或销毁。

第三十七条  业务档案的销毁，必须根据业务档案的保管期限以及有关规定确定。销毁之前必须编造清册，履行必要的报批手续后，可送往有关部门指定的销毁中心进行销毁。销毁时应指定两人以上进行监销，监销人员在销毁清册上签字并留存。

第七章  业务档案查阅

第三十八条  本税务师事务所的工作人员因工作需要可以借阅业务档案。借阅者必须遵循有关规定，履行必要的手续，不得涂损或转借他人，阅后应当及时归还。

档案保管员应当认真检查归还的业务档案有无遗失、涂损等现象。

第三十九条  因业务需要，并经委托人同意且办理合法的授权手续，在下列情况下，可以要求查阅税务师事务所的业务档案宗卷：

（一）委托人更换了税务师事务所；

（二）联合开展涉税专业服务；

（三）审查合并会计报表或汇总纳税报表和申请；

（四）税务师事务所认为其它的合理情况。

税务师事务所应当对要求查阅者提供适当的协助，根据业务档案宗卷的内容及性质，决定是否允许查阅、复印、摘录；查阅者误用业务档案的责任由其自行负责。

第四十条 税务师事务所应建立涉税专业服务业务档案的保密制度。税务师事务所及其涉税服务人员应当对业务档案中涉及的商业秘密及有关内容进行保密，未经委托人同意，不得向其他任何单位和个人泄露相关信息或提供调阅、查看。除下述情况外：

（一）税务机关因行政执法检查需要进行查阅的；

（二）涉税专业服务监管部门和行业自律组织因检查执业质量需要进行查阅的；

（三）法律、法规规定可以查阅的其他情形。

第八章  附    则

 第四十一条  本指引自2022年1月1日起试行。

附件：1.税务师行业档案盒样式

          2.税务师行业业务档案宗卷封面样式